依照国家法规和《河南大学校友总会章程》，河南大学校友总会（以下简称总会）的最高权力机构是校友代表大会，决策机构是理事会（常务理事会）。为便于总会日常工作的开展，经校友总会常务理事会研究，决定撤销总会原设办事机构，设立“河南大学校友总会秘书处”（以下简称秘书处）。

    秘书处是总会的常设办事机构，负责总会的日常工作。内设综合事务部、校友联络部、信息部、财务部。秘书处主要职责如下：

    1．在总会理事会（常务理事会）和会长等负责人的领导下，负责总会的日常管理与服务工作；

    2．筹备召开校友代表大会和理事会（常务理事会）会议，组织实施会议决定或决议；

    3．拟定总会年度工作计划，拟定总会内部管理规章制度，经理事会（常务理事会）批准后执行；

    4．负责与各地校友会、校友的联系沟通，增进校友与母校、校友与校友之间的感情，发挥平台和桥梁作用，为校友、母校和社会发展服务；

    5．组织、协调校友秩年返校和联谊活动；指导各地校友会组织建设和校友活动开展；

    6．做好校友信息采集，完善校友信息数据库；

    7．负责总会网站、官方微博等信息平台的建设和维护，编印《河南大学校友通讯》，做好宣传与交流工作；

     8．负责完成管理机关对总会的年度检查及各项审验工作；

     9．征询校友对母校发展的意见与建议，促进校友与母校的合作，动员校友及社会资源，协助河南大学教育发展基金会做好校友捐资捐赠工作，支持母校发展；

    10．履行《章程》及理事会（常务理事会）赋予的其他职责，做好理事会（常务理事会）和会长安排的其他工作。 

    河南大学校友总会秘书处与河南大学设立的负责学校校友工作的专门机构——河南大学校友工作办公室合署办公。