为加强河南大学各专业校友组织建设与规范管理，充分发挥专业校友组织联系服务校友、团结凝聚校友的作用，依据国家民政部、教育部相关政策和河南大学校友总会（以下简称“校友总会”）相关制度，制定本意见。

第一条 专业校友组织由各学院（部）/研究院发起成立，是河南大学校友总会的二级机构，由各学院发起成立，校友总会审批。

第二条 专业校友组织接受校友总会的指导和监督管理，同时接受所属区域校友组织和学院（部）/研究院的具体业务指导和管理。

第三条 专业校友组织统一命名为：河南大学＋地方校友组织名称＋学院（部）/研究院名称＋分会，如：河南大学北京校友会文学院分会（部分专业校友组织名称可参照所属地关于社会团体的管理规定再作调整）。专业校友组织会旗、理事会聘书由校友总会统一制作。

第四条 专业校友组织建立程序

1.由各学院（部）/研究院向校友总会提交《筹建专业校友组织申请表》（附件1）、《河南大学XX校友会XX学院（部）/研究院分会（筹）校友信息表》（附件2），报校友总会审核通过后，开展筹备工作。拟成立的校友组织原则上应有50名以上校友。

2.由各学院（部）/研究院党委（党总支）书记或院长牵头成立校友组织筹备工作小组，筹备小组主要由学院（部）/研究院领导、专业校友组织发起人和所属区域校友组织负责人组成。

3.筹备小组参照所属地关于社会团体的管理规定以及校友总会相关制度，征求多方意见，充分酝酿并制定《河南大学XX校友会XX学院（部）/研究院分会章程（草案）》（附件3），拟定《河南大学XX校友会XX学院（部）/研究院分会理事会建议名单》（附件4），报送校友总会审核通过。

4.筹备召开成立大会，有关成立大会召开的时间、出席嘉宾、议程（附件5）及宣传材料等，应由学院（部）/研究院与校友总会充分沟通确认后方可发布。

5.召开成立大会，邀请校友总会代表、学院参会指导。

第五条 成立大会召开后，应及时将《河南大学XX校友会XX学院（部）/研究院分会章程》及成立大会的相关材料（含理事会名单、议程、新闻稿、会议照片、校友信息统计表等）经学院（部）/研究院审核后，报送校友总会备案。

第六条 专业校友组织理事会实行任期制，每届五年，一般连任不超过两届。换届应由所属学院（部）/研究院向校友总会提前报备审批。

第七条 专业校友组织应规范民主议事、民主决策的范围、程序和方法。涉及校友会自身人、财、物等重大事项的决策，要经过民主程序。会员（代表）大会民主决议事项，应以投票方式进行表决。

第八条 专业校友组织领导机构应定期向全体会员公布工作报告和财务报告，重大事项应该向全体会员公告。

第九条 专业校友组织需每两年至少举办一次面向全体会员的活动，活动应接受所属区域校友组织和学院（部）/研究院指导并报校友总会备案。

第十条 其它未尽事项原则上参照《河南大学校友总会章程》《河南大学校友总会关于加强地方校友组织管理的指导意见》《河南大学校友总会理事会选举办法》《河南大学校友工作宣传管理办法（试行）》《河南大学关于加强地方校友组织互联网群组管理的指导意见（试行）》等制度执行。

第十一条 本指导意见经校友代表大会表决通过后，自颁布之日起生效。

第十二条 本指导意见由河南大学校友总会负责解释。

河南大学校友总会

二零二五年四月