河南大学校友总会证书、印章管理办法

（2016年第一次常务理事会通过）

第一条 为规范河南大学校友总会证书、印章的管理，根据《社会团体登记管理条例》和《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）等相关规定，制定本办法。

第二条  本办法所称证书是指国家管理机关批准颁发给河南大学校友总会的相关证书，具体包括法人登记证书（正副本）、组织机构代码证（正副本）、税务登记证（正副本）、银行开户许可证等。

第三条  证书的保管：法人登记证（正副本）、组织机构代码证（正副本）由秘书处综合事务部指定人员保管，税务登记证（正副本）、银行开户许可证由秘书处财务部指定人员保管。依照规定需要公开悬挂的证书，应公开悬挂。

第四条  证书的使用：使用证书必须依法、合规、安全，并办理登记手续。证书原件原则上不许带出办公区域，必须带出的（如前往管理机关接受年检、审查、加盖审验印章等），须经秘书长批准；办理相关业务或开展活动时需要证书复印件的，应由证书保管部门出具，并在证书复印件上加注限定用途。

第五条 本办法所称校友总会印章包括经管理机关备案由公安部门批准刻制的总会钢印和公章、财务专用章、发票专用章、秘书处公章，以及总会负责人、财务负责人交由秘书处保管的个人名章。

第六条  印章的使用范围：

校友总会钢印使用范围为工作证、校友证、需要加盖钢印的荣誉证书等证件；

校友总会公章使用范围为经总会负责人批准签发的以总会名义上报的请示、报告、公函、报表等，签署的合同、协议书等，发布的公文、文件、通知、通告、布告等，以及出具的聘书、证书、证明等；

发票专用章使用范围为秘书处财务人员依规开具捐赠票据、会费收据等发票；

财务专用章使用范围为秘书处财务人员依规办理银行往来结算及处理相关财务手续；

秘书处公章使用范围为经秘书长批准签发的以秘书处名义呈报理事会（常务理事会）及负责人的请示、报告、报表等，秘书处内部及对分支机构（代表机构）下发的文件、通知、通告、布告、函件等，以及秘书处依规定程序处理财务事务时履行相关审批手续等；

总会负责人个人名章的使用范围为需要加盖负责人个人名章的上述文件、报告、协议、报表等；

财务负责人个人名章的使用范围为需要加盖财务负责人个人名章的财务报表，与银行往来的票据、单据、证明等。

第七条  总会钢印和公章、秘书处公章、总会负责人交由秘书处保管的个人名章由秘书处综合事务部指定人员保管，经总会负责人或秘书长批准后使用，建立用章登记审批表，由用章人、经办人签字。

总会负责人个人名章，常规性文件上使用时经秘书长同意即可，重要文件上使用时还需经总会负责人本人同意。

第八条  财务专用章、发票专用章及财务负责人个人名章由秘书处财务部依照财务管理制度指定人员保管。办理结算业务时使用，下班前放入保险柜内。特殊情况须经会长或秘书长批准。

财务负责人个人名章，日常业务处理和常规文件上使用时经财务机构负责人同意即可，重要文件上使用时需经财务负责人本人同意。

第九条  印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，准确无误后方可盖章，禁止对空白凭证盖章。

第九条 所有印章原则上不许带出校友总会秘书处，确因工作需要将印章带出使用的，应经理事长或秘书长批准后按要求使用。

第十条  所有证书、印章必须严格按规定存放、妥善保管，确保安全和规范使用，一旦发现损坏、丢失或其他情况，要及时报告，及时处理。

第十一条 本办法由秘书处负责解释。

第十二条 本办法自常务理事会通过之日起施行。