河南大学校友总会日常运作费用管理办法（试行）

（2016年第一次常务理事会通过）

 

第一章  总则

第一条  为规范河南大学校友总会（以下简称本会）日常运作费用管理，严格支出程序、范围和标准，厉行节约，提高效益，根据国家法规，依照本会《章程》、《人事管理制度》《财务管理制度》等有关规定，制定本办法。

第二条  本办法适用于本会理事会、秘书处及本会所有工作人员。

第三条  本办法所指日常运作费用是指工作人员工资福利和行政办公支出。

第二章  工作人员工资福利

第四条  本会工作人员，包括本会负责人、理事、监事和本会秘书处工作人员；本会秘书处工作人员包括专职人员、聘用人员和借用人员等。

第五条  工作人员工资福利包括：工作人员（含离退休人员）的工资、福利费、住房公积金、社会保险（障）费；工作人员、名誉职务人员、学生助理发生工伤、住院、生活困难等情形的慰问、救济等费用。

第六条 本会不设专职工作的理事、监事。本会不对理事、监事及所有担任名誉职务人员支付工资等薪金性报酬，不发放职务津贴，也不提供专用办公室或专用车辆。

第七条  本会秘书处专职人员、借用人员的工资、福利费、住房公积金、社会保险（障）费由河南大学依照国家规定的标准支付或缴纳，本会不再支付或缴纳。

第八条  本会秘书处聘用人员的工资、福利费、住房公积金、社会保险（障）费，依照国家有关规定，参照河南大学相关要求，由本会依照聘用合同支付或缴纳。

第九条  本会秘书处接受的勤工助学岗、招募的志愿者等学生助理，不支付工资、福利费，不缴纳住房公积金、社会保险（障）费，可给予适当的餐费补助。学生助理餐费补助根据其实际工作纳入业务活动费或行政办公支出。

第十条  本会工作人员、名誉职务人员、学生助理发生《工会法》等国家法规所规定的相关情形时，经秘书长（常务副秘书长）批准，可由秘书处综合事务部组织探望、慰问、救济等，具体标准依照国家规定，参照河南大学的要求执行。

第十一条  本会原则上不安排理事会（含常务理事会）运行费用，召开理事会会议的相关费用以“会议费”支出，依照国家规定，参照河南大学规定的标准执行。

第三章 行政办公支出

第十三条  本办法所称行政办公支出是指业务活动费用和筹资费用之外的为维持本会日常运作的行政办公费用，主要包括：办公费、会议费、校友刊物编辑及印刷费、网站建设维护费、财务活动费用、交通费、差旅费等。

第十四条  办公费指购置除大型办公家具、设备以外的维持本会日常办公的费用支出，包括小型办公家具（设备）、软件系统、日常办公用品、低值易耗品等的购买，水电暖费，物业管理费，邮电费，媒体刊载费，修理费、租赁费等。

大型办公家具、设备由河南大学无偿提供，产权归河南大学所有，相应的固定资产登记管理由河南大学负责。

小型办公家具（设备）、日常办公用品、低值易耗品等由秘书处综合事务部统一采购和管理，各科室根据需要进行申领。工作人员应本着厉行节约、杜绝浪费的原则合理使用。

水电暖费、物业管理费、邮电费、媒体刊载费、修理费、租赁费等的支出由秘书处综合事务部统一办理。

在采购物品或选择服务商时应做到“货比三家，质优价廉”。

第十五条 会议费是指本会日常运行过程中因召开会员代表大会、理事会（常务理事会）及本会组织的研讨会、座谈会等必须发生的费用，会议费支出范围包括伙食费、住宿费及公杂费。

公杂费主要包括会议室租赁费、交通费、文件印刷费、纸笔等办公用品费、医药费、通行证制作费等会议发生的必要支出费用。其中交通费是指用于会议人员接送站,以及会议统一组织的参会人员考察、调研等发生的交通支出。会议所在地的人员原则上不安排住宿。

会议费支出应本着节约的原则，实行综合定额控制,各项费用之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。会议费支出应严格依照国家及河南省和河南大学的相关规定执行。

本会在《章程》规定范围内组织开展的校友联谊、交流、培训等活动中所发生的会议费支出，纳入业务活动费用；因筹资而发生的会议费支出，纳入筹资费用。

秘书处综合事务部统一负责会议费支出。除发票和付款记录外，应当保留会议通知、会议议程、会议材料、会场照片或音像资料、相关合同（场地使用、印刷会议资料、购买会议用品等）、与会人员名单和签到簿及其他会议支出的原始记录等相关资料。

第十六条  招待费是本会对外业务往来中招待外来人员所发生的相关费用。

招待费支出应严格控制。所有招待须经秘书长（常务副秘书长）事前批准，并严格依照国家、省和河南大学的有关规定执行。

秘书处综合事务部统一负责招待费支出，经办人员在报销招待费用时，应注明招待对象、人数、事由等，并附相关明细。

第十七条  按照国家相关规定和河南大学相关要求，或因工作需要，安排工作人员加班、法定节假日值班时，应据实计付加（值）班费，必要时经秘书长批准可为加班人员安排工作餐，具体标准依照国家规定、参照河南大学的要求执行。

该项费用支出从严控制，由秘书处综合事务部负责，严格按照实际加（值）班人数、天数记录据实编制。

第十八条  本会秘书处接受的勤工助学岗、招募的志愿者等学生助理，可给予适当的餐费补助，具体标准依照国家规定、参照河南大学的要求执行。

该项费用支出由秘书处综合事务部负责办理，严格按照实际工作人数、天数记录据实编制。

第十九条  校友刊物编辑及印刷费是指本会校友刊物等的组稿、编辑、印刷、邮寄等产生的费用，主要包括组稿采访、稿费、编辑补贴、版面设计及印刷费、邮寄费等。

该项费用支出由校友联络部负责申请。

第二十条  网站建设维护费是本会官方网站（含微博、微信公众号等新型媒体）、校友数据库等建设与维护而产生的费用。

该项费用由秘书处信息部负责申请。

第二十一条  财务活动费是指本会在进行财务活动中而产生的相关费用，包括审计费、聘请中介机构费、票据购领费、折旧费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、银行往来结算等产生的相关费用支出。审计费是本会接受年度检查及其他法定要求的财务审计时所发生的费用。聘请中介机构费是本会在开展业务活动中必须委托中介机构进行评估等时所产生的费用。

财务活动费由秘书处财务部负责申请。

第二十二条  交通费主要为车辆使用费。车辆使用费是工作人员经秘书长批准在公务活动中使用或包租汽车租赁公司车辆所发生的相关费用，车辆使用的费用主要包括加油、路桥、停车等费用，包租车辆的费用主要为租车费。

交通费用据实报销，经办人报销时应注明经办事宜。

（此项规定若与公车改革后国家规定不一致时，依照国家相关规定执行）

第二十三条  差旅费是指本会工作人员（及特邀人员）因出差异地办理公务、调研、培训、考察、走访等必须发生的差旅费用。

差旅费报销及补贴标准，参照财政部制定的《中央和国家机关差旅费管理办法》、河南省和河南大学的相关规定执行。

第四章  日常运作费用的审批与管理

第二十四条  日常运作费用支出的审批程序及权限，依照《河南大学校友总会财务管理制度》所规定的程序、权限等执行。

第二十五条  物品采购单笔支出金额超出1万元时，应执行询价制度；超出5万元时，应参照国家、河南省和河南大学规定的程序和形式进行招标。

第五章 附则

第二十六条  本办法由秘书处负责解释。

第二十七条  本办法自常务理事会通过之日起施行。